Sustainable Operating Excellence | Sopex Portal Kurulum
Sopex kullanıcısı olarak portalımızda yapmanız gereken işlemleri bu sayfadan takip edebilirsiniz.
Sopex portal’a giriş yapmak için bu linke tıklayınız: Sopex Login
Portalı kuruluşunuza uygun olarak özelleştirme:
- Açılan menü sayfasında “Firmam >> İşletme Bilgileri” menüsüne giderek Düzenle butonu ile işletme bilgilerinizin girişini tamamlayınız. (Firma bilgilerinizi gördüğünüz sayfada sağ alt köşedeki kutucuğa tıklayıp “Düzenle” linkine tıklayarak düzenleme moduna geçeceksiniz.)
- Firmam >> Departmanlar Sayfasından otelinize ait departmanları oluşturun (hazır da oluşturulmuş ise sadece kontrol edin, otelinizde ait olmayan departmanları silebilir yada yeni ekleyebilirsiniz)
- Firmam >> Outlet Sayfasında otelinizdeki hizmet ünitelerini tanımlayınız. (hazır da oluşturulmuş ise sadece kontrol edin, otelinizde ait olmayan departmanları silebilir yada yeni ekleyebilirsiniz)
- Denetime hazır olmak için SOPEX portal da kayıtlı bilgileri kontrol ederek eksikleri tamamlayınız.
- ” Paydaşlar >> Personel Katılımı >> Sürdürülebilirlik Ekibi ” sayfasından
Sigortalı çalışan personelinizi tanımlayarak Sürdürülebilirlik ekibinizi oluşturup rollerini atayınız. Her personelin bağlı olduğu amiri seçmeyi unutmayınız böylelikle Organizasyon şeması butonu ile Organizasyon şemasını görüntüleyebilirsiniz.
- ” Paydaşlar >> Personel Katılımı >> Sürdürülebilirlik Ekibi ” sayfasından
Şimdi aşağıdaki adımları tek tek uygulayınız.
- Yönetim Sistemi >> Dokümanlar Sekmesinden “Sürdürülebilir yönetim sistemi” dokümanlarının içeriklerini büyüteç sembolüne tıklayarak kontrol ediniz ve işletmenize uygun olmayan içerikleri her dökümanın başında bulunan Kalem işaretine tıklayarak içeriğini değiştiriniz.
- Herhangi bir dökümanı QR KOD (Karekod) olarak yayınlamak istediğinizde yine düzenle ile içeriğine giderek “Herkese Açık?” kutucuğunu işaretleyerek kaydediniz. Daha sonra doküman listesinde belirecek QR kodu ikonu ile ilgili dokümanın QR kodunu yazıdan çıktı alarak yayınlamak istediğiniz alana asabilirsiniz.
- Sürdürülebilirlik politikasının QR kodunu yayınlamanız mecburidir.!!!
- Yönetim Sistemi >> Risk Analizi sayfasından İşletme “Sürdürülebilirlik Risk Analizi” satırının başında bulunan üst üste 3 çizgi ikonuna tıklayarak risk listesini görüntüleyin. Bu liste işletmenizle ilgili “Sürdürülebilirlik” risklerini içermelidir. Yanlış girilen maddeleri, satır başındaki kutucuğu işaretleyerek sil butonu ile silebilirsiniz. Risk Analizi hakkında bilgi almak isterseniz: Risk Analizi nasıl yapılır
- Yönetim Sistemi >>Hedef listesi sayfasından
İşletme ” Hedef Takip Tablosu ” listesini yine üst üste 3 çizgi ikonuna basarak gerçeğe uygun bir şekilde düzenleyiniz. - Yönetim Sistemi >>Eğitim Notları sayfasından
Personelinize vereceğiniz eğitim içeriklerini görüntüleyiniz. - Yönetim Sistemi >> Yasal Uyum >> Dış kaynaklı Döküman listesi Sayfasında
Uymakla mükellef olduğunuz yasal mevzuatı inceleyiniz - Paydaşlar >> Anket QR Kod sayfasından
sistemde kayıtlı anketleri misafir ve personelinize sunmak için büyüteç işaretine basarak QR Kodları çıktı alarak yayınlayınız. - Paydaşlar >> Personel Katılımı >> Çalışan Profili sayfasından; Kuruluşunuza ait aylık personel verilerini girmelisiniz. Sayfa üzerindeki özet bölümü içinde bulunduğunuz yıla ait ortalamaları özetler.
- Paydaşlar >> Personel Katılımı >> Eğitim Takvimi sayfasından
Sayfa üstündeki “Örnek Eğitim Listesi” butonu ile Örnek eğitim programını oluşturun, her bir eğitim programı içeriğine girerek tarih ve katılımcılarını değiştirebilirsiniz. Örnek listeyi getirmeden önce tüm personelin isimlerinin girişinin yapıldığından emin olun! - Paydaşlar >> Personel Katılımı >> Şikayet & Öneri sayfasından
Personelinizden aldığınız şikayet ve önerileri kaydedebilirsiniz - Paydaşlar >> Personel Katılımı >> Anket Gönderim sayfasından
Herhangi bir personelinize anket yollayabilirsiniz - Paydaşlar >> Personel Katılımı >> Anket sonuç sayfasından
Personelin cevapladığı anket sonuçlarını görebilirsiniz. - Paydaşlar >> Tedarikçi >> Tedarikçiler sayfasından
Mevcut tedarikçilerinizin listesini oluşturunuz. Yeni tedarikçi girerken mutlaka e posta adresini giriniz ve kayıt işlemi sonrası turuncu buton ile tedarikçiye Sürdürülebilir Turizm politikanızı mail ile göndererek mailde bulunan anketi tamamlamasını isteyiniz. - Paydaşlar >> Tedarikçi >> Tedarikçiler sayfasından
Her tedarikçi satırının yanındaki 3 çizgi ikonuna tıklayarak Tedarikçi Değerlendirmeleri sekmesinde yeni ekle butonu ile tedarikçi değerlendirme puanlamasını yapınız. - Paydaşlar >> Müşteri Deneyimi >> Menüsünden
misafir şikayetlerinin listesini tutabilir, misafirlere anket gönderebilir, anketlerin sonuçlarını takip edebilirsiniz. - Paydaşlar >> Dernek / STK sayfasından
İşletme adına üye olduğunuz bölgesel organizasyonların kaydını yapınız - Performans >> Günlük Dolu Oda & Kişi Sayfasından
İşletmenizde oda ve kişi başı enerji tüketimlerini, atık miktarlarını hesaplatmak için günlük/aylık girilmelidir. Aylık girecekseniz her ayın son günü tarihli 1 aylık toplamı giriş yapınız - Performans >> Su & Enerji Kayıtları sayfasından
Günlük/Aylık enerji tüketimlerini sayaç okuma/fatura üzerinden giriniz - Performans >> Atık kayıtları sayfasından
İşletmenizde yapılan atık bertarafı miktarlarını kayıt ediniz - Performans >> Endemik bitki listesi sayfasından
Tesiste bulunan endemik bitkileri ve konumlarını listeleyiniz.
Denetim Firmasına başvuru gönderme
“Firmam >> İşletme Bilgileri” sayfasına gidiniz. Sayfa üzerindeki yeşil renkli “Sürdürülebilir Turizm Başvuru formu gönder” butonuna basarak denetim firmasına denetleme başvurunuzu yollayınız. Başvurunuz alındıktan sonra, denetim firmanızdan tarafınıza denetim sözleşmesi ve ödeme talimatı gönderilecek.
TGA portalına kayıt yapmak
Eğer kuruluşunuz ilk defa sürdürülebilir Turizm belgesi alacaksa, TGA portalında resmi kaydını oluşturmak için aşağıdaki adımları takip etmelisiniz.
- Başvuru formu yollandıktan sonra “TGA kayıt formu” linkine tıklayınız. Bu link sizi resmi TGA kayıt sayfasına götürecek. Tesisinize ait ilk defa kayıt oluşturacaksınız, bu işlem sırasında aşağıdaki belgeler yüklemeniz istenecek;
-
- TGA yetklendirme yazısı (örneğine bu linkten ulaşın )
-
- Tesise ait 1 adet fotoğraf, (dış mekan mümkünse otelin adı görünsün)
-
- Varsa Turizm işletme belgesi yoksa Belediye İşletme Ruhsatı
-
- Tesise ait koordinatlar. (Enlem, Boylam. İşletme Bilgileri >> Düzenle sayfasında mevcuttur)
Sırasıyla kullanıcı bilgileri ve tesisi bilgileri ekleme sayfalarından geçeceksiniz ve başvuru başarıyla kaydedildi mesajını görünceye kadar devam ediniz.
Başvuru onaylanınca cep telefonunuza mesaj gelecek, (30 dakika içinde gelir) ilk girişinizde e posta adresine gelen link ile doğrulama yapmanızı ister.
TGA portalını denetim firmasından gelen sözleşmeyi onaylamanızı takiben, portalı denetim firmasının denetim talebine onay vermek için kullanacaksınız.
İç denetim
Bu işlemler sonrasında denetime hazır olmak için, 1inci aşamada sorumlu olduğunuz kriterler ve İç denetim aşamasına geçelim:
- Kontrol Paneli >> GSTC Kriterleri Sayfasından
1nci aşamada sorumlu olduğunuz 14 kriteri bulacaksınız.
Her kriterin satır başında bulunan 3 çizgi ikonuna basarak, Yapılacaklar Listesi sekmesinde denetçiye sunulması gereken kanıtları bulacaksınız. - Kontrol Paneli >> İç denetim Sayfasında
satır başında buluna 3 çizgi ikonuna tıklayarak toplam 25 soruluk iç denetim kontrol listesini cevaplayacaksınız
Bu liste denetleneceğiniz soruları kapsar.
BAŞARILAR DİLERİZ
